Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 gilt: Alle Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Kein Unternehmen, keine Branche ist ausgenommen — auch nicht KMU mit 5 Mitarbeitern.
Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Grundsatzurteil (Az. 1 ABR 22/21) festgestellt, dass aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG bereits heute eine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung folgt. Die Pflicht besteht — unabhängig davon, ob ein neues Arbeitszeitgesetz verabschiedet wird. Betriebe ohne Zeiterfassung riskieren Bußgelder und Probleme bei Arbeitsrechtsstreitigkeiten.
Erfasst werden müssen: Beginn der Arbeitszeit, Ende der Arbeitszeit, Dauer der Arbeitszeit inklusive Überstunden sowie alle Pausen (Beginn, Ende, Dauer). Die Aufbewahrungspflicht beträgt mindestens 2 Jahre. Bei steuerrelevanten Aufzeichnungen gelten die GoBD-Fristen von 10 Jahren.
Das Gesetz schreibt kein bestimmtes System vor. Zulässig sind digitale Systeme (NFC-Terminal, App, Web-Stempeluhr), analoge Systeme (Stundenzettel) und mechanische Systeme (Stechuhren). Das System muss zuverlässig, unveränderlich und prüfbar sein.
Wenn Zeiterfassungsdaten für Lohnbuchhaltung und Lohnsteuer verwendet werden, gelten die GoBD-Anforderungen: Alle Buchungen mit Zeitstempel und Benutzerkennung speichern, nachträgliche Änderungen protokollieren (unveränderliches Audit-Log), Daten revisionssicher archivieren, DATEV-Export bereitstellen.
Schritt 1: System auswählen. Für Betriebe mit festen Standorten ist ein NFC-Terminal die zuverlässigste Lösung. Mitarbeiter stempeln per NFC-Chip in unter einer Sekunde. Für mobile Teams ergänzt eine App das Terminal.
Schritt 2: Onboarding planen. Mitarbeiter müssen über das neue System informiert werden — idealerweise schriftlich. Bei Betrieben mit Betriebsrat ist eine Betriebsvereinbarung notwendig.
Schritt 3: Archivierung sicherstellen. Zeiterfassungsdaten müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. GoBD-konforme Archivierung schützt auch bei Betriebsprüfungen.
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